使用SharePoint对项目图纸等企业关键内容进行集中化存储，并用OneNote实现企业协作和员工笔记，借助云的力量轻松满足建筑行业数十年存档需求。
建筑设计行业是高度依赖计算机科技和软件技术的一个行业。多年以来，我们的业务文档都以分散的方式存放，现在有了OneNote就可以把工程文档放在同一个本子上，不用再到处去查收文件。以一个笔记本形式把所有项目相关的文档串联在一起。
——茂地（上海）建筑工程咨询有限公司CEO 王飚
茂地（上海）建筑工程咨询有限公司（简称茂地）成立于2006年，提供规划设计，建筑设计，景观设计，商业室内设计。具有丰富的中国，及亚太地区项目经验。参与设计的项目遍及国内各个主要省市。团队具有国际化的设计人员和设计语言，理解相关行业的行业特征及行业需求，在满足客户的预算要求情况下，交付项目 设计。
| 以前 |
| 文档采用物理方式存放：占用大量的空间，存储成本高昂。 |
| 查找困难：采用人工编录，查询、取阅前需要耗费大量的精力和时间查找。 |
| 项目众多：产生大量文档，企业需要满足合规性要求，对文档进行持久存储。 |
| 使用 Office 365 后 |
| 数字化存储：利用海量云端空间，以具有成本效益的方式实现文档的保存。 |
| 快速查找：通过关键字查询快速访问项目文档，让检索变得简单。 |
| 实现合规与写作：满足法律法规所要求的持久性存档需求，并让项目参与者在云上实现高效协作。 |
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| 企业名称: | 茂地（上海）建筑工程咨询有限公司 |
| 企业行业: | 建筑 |
| 企业规模: | 1~50人 |
| 常用组件: | SharePoint OneNote |
| 企业需求: | 文档集中管理 文档共享 同步编辑 |
茂地业务很多，由此产生的项目文档也出现了爆发式的增长。公司内部文档库的摇柜仅能满足存放近期项目文档的需求，为了实现档案文件的长期存储，企业不得不另外寻找场地并租借仓库，实现文件的全部归档，然而这样却给文件的查阅带来难题，如需查找数年前的内容，工作人员需要为此付出大量的时间和精力才能完成。
仅仅是查询2008年竣工的项目，就需要工作人员花费大量的时间寻找文件；而根据ISO9002管理要求，建筑工程文件、过程文件都需要全部存档保留15~20年。所有项目设计和施工时，搜集、整理、装订各种过程文件需要付出巨大的工作量。
现在，茂地找到了一种全新的方法来存储和管理项目的上千文档。
不费一张纸，线上轻松串起一个项目
茂地用基于Office 365的SharePoint为项目建立专属的项目管理网站，包含笔记本、文档、最近使用项目等目录页面：
设计初期项目网站的建立和文档管理
茂地利用Office 365的OneNote建立的一份电子项目手册，成功替代以前那本厚实的纸质项目手册：
● 利用OneNote的“页”添加事情发生的日期和内容；
● 分享项目笔记本给所有参与项目的设计人员，第一时间更新内容，线上共同编辑同一份文档；
● 验收报告，参加验收的设计人员，按照自己相关专业，填写各自内容，一起编辑修正，邮件一键发送相关人员；
● 当项目竣工验收后，可以归档并关闭这个项目笔记本。
过去，在厚厚一本资料中，查找一次会议的纪要只能一页页翻找。
现在，点击项目网站上的“笔记本”目录，就能直接进入记录项目过程文件的项目管理笔记本OneNote。
整个项目都由云端笔记本OneNote全部串联、记录
以前，施工的每个阶段，派人前往工地拍摄现场照片，带回公司后保存，分散于各科目相关人员电脑上；项目归档之前，再找所有项目人员搜集照片，一张张查找。
现在，直接将每次拍回的照片，上传至项目网站中对应时间的“施工现场照片”文件夹，要用哪张就在【最近使用项目】下拉菜单中找到【现场照片】，输入关键词即可找到：
搜索需要文档关键词，就会出现所有相关联文档列表
以前，项目助理一遍一遍的找各专业负责人，搜集所有过程文档和对应图纸（因为人员流动，保存不善等原因会流失一部分内容）。之后再整理、装订、存档、入库。整个过程，即使是熟练的工作人员也要花费半个月时间。
现在，所有文档都在项目过程中存放在项目网站对应的位置，最后只用整理一遍OneNote，做一些顺序的整理和筛选。一旦需要调取，只需在搜索栏输入关键 词，即可获取。
搜索需要文档关键词，就会出现所有相关联文档列表
通过现代化的云端项目存档与笔记协作方式，茂地能够在让有限的人手资源应对更多的建筑项目管理，并满足法律法规对于建筑行业归档的严苛需求，从容应对未来的市场竞争并实现业务增长。